Kunden und Geschäftskontakte
Stand: 21. Oktober 2026
1. Geltung und Verantwortlicher
Diese Hinweise betreffen natürliche Personen, die mit uns geschäftlich zusammenarbeiten: Kunden, Ansprechpartner bei Kunden und Geschäftspartnern sowie Nutzer unserer Kundenportale.
Verantwortlich ist die ZCG UG (haftungsbeschränkt), Eppendorfer Landstraße 15, 20249 Hamburg, Deutschland. Kontakt: mail@zcg.one.
Wenn wir personenbezogene Daten ausschließlich nach Weisung eines Kunden verarbeiten, ist dieser Kunde verantwortlich. Dafür gelten dessen Datenschutzhinweise und die mit ihm vereinbarte Auftragsverarbeitung. Die Zuordnung richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungsvorgang.
2. Daten und Quellen
Wir verarbeiten berufliche Stamm- und Kontaktdaten, Funktion und Unternehmen, Korrespondenz, Vertrags-, Projekt- und Rechnungsdaten sowie bei Portalzugängen Konto-, Anmelde- und Kommentardaten. Die Angaben stammen von der betroffenen Person, ihrem Unternehmen, unseren Auftraggebern oder aus öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen.
Bei aktivierter Meeting-Transkription werden Gesprächsinhalte einschließlich Sprechernamen erfasst. Wir weisen zu Beginn der Besprechung darauf hin; widerspricht eine teilnehmende Person, wird die Besprechung nicht transkribiert. Transkripte und Dokumente werden intern zur Dokumentation, Zusammenfassung und Wiederauffindbarkeit auch KI-gestützt verarbeitet. Dabei entstehen Texte und technische Suchrepräsentationen, sogenannte Vektoren.
Datenplattformen im Kundenauftrag
Für beauftragte Datenplattformen werden freigegebene Geschäftskonten von Meta, TikTok Shop, TikTok Ads, Pinterest Ads, Google Ads und Google Merchant Center angebunden. Ausgewertet werden insbesondere Vertriebs-, Produkt-, Werbe- und Leistungskennzahlen. Personenbezug kann bei Kontokennungen, Zugriffsberechtigungen und öffentlichen Creator-Kennungen bestehen.
Für diese Anbindungen handeln wir nach Weisung des jeweiligen Kunden als Auftragsverarbeiter. Die vereinbarte Auswertung ist auf den jeweiligen Auftrag begrenzt; Käufernamen, Kontakt- und Zahlungsdaten gehören nicht zum vorgesehenen Speicherumfang. Der Zugriff kann im Plattformkonto entzogen werden. Löschanfragen zu einer Verbindung können an mail@zcg.one gerichtet werden; soweit der Kunde verantwortlich ist, bearbeiten wir sie in Abstimmung mit ihm.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Anbahnung und Durchführung eines Vertrags mit einer natürlichen Person | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dafür erforderlich |
| Kommunikation mit Ansprechpartnern eines Unternehmens, Projektorganisation und Portalbereitstellung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Interesse an verlässlicher geschäftlicher Zusammenarbeit und Leistungserbringung |
| Dokumentation von Besprechungen durch Transkription und deren KI-gestützte Auswertung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Interesse an einer vollständigen und nachvollziehbaren Dokumentation der Zusammenarbeit. Teilnehmende werden zu Beginn informiert und können widersprechen |
| Rechnungsstellung und gesetzliche Aufbewahrung | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit steuer- und handelsrechtlichen Pflichten, insbesondere § 147 AO und § 257 HGB |
| Schutz der Systeme und Bearbeitung von Rechtsansprüchen | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Interesse an sicherem Betrieb und Rechtsdurchsetzung |
| Freiwillige Verknüpfung eines persönlichen LinkedIn-Profils für vereinbarte Analyse oder Veröffentlichung | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO im Umfang der gesondert erteilten Einwilligung |
Für Vertrag und Kommunikation werden die jeweils erforderlichen Kontakt- und Leistungsangaben benötigt. Ohne sie kann die gewünschte Zusammenarbeit oder der Portalzugang nicht durchgeführt werden. Eine freiwillige Profilverknüpfung ist dafür keine Voraussetzung.
4. Empfänger
Innerhalb von ZCG erhalten die mit der jeweiligen Aufgabe befassten Personen Zugriff. Für die folgenden Funktionen setzen wir externe Dienste ein:
- Anbieter von Büro- und Kommunikationssoftware: E-Mail, Chat, Dokumentenablage und Identitätsverwaltung.
- Cloud-Anbieter: Betrieb unserer Werkzeuge sowie Speicherung von Dokumenten, Transkripten und Vektoren.
- Anbieter von KI-Diensten: Klassifikation, Zusammenfassung, Textverarbeitung, Audiotranskription und Vektorisierung.
- Anbieter von Software für Zusammenarbeit, Projekt- und Zeitplanung.
- Anbieter für Systemnachrichten, Rechnungsstellung und Zahlungsverkehr.
- LinkedIn: bei einer aktivierten Profilverknüpfung. LinkedIn verarbeitet Plattformdaten auch in eigener Verantwortung.
Steuerberatung, andere beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater und zuständige Behörden erhalten Daten, soweit dies für ihre Aufgabe beziehungsweise gesetzlich erforderlich ist. Nicht jeder Empfänger erhält sämtliche Daten. Die konkreten Empfänger nennen wir auf Anfrage an mail@zcg.one.
5. Übermittlungen außerhalb des EWR
Bei einzelnen der genannten Dienstleister sowie bei LinkedIn kann eine Verarbeitung in den USA stattfinden. EU-Rechenzentrumsstandorte schließen Zugriffe aus anderen Ländern nicht automatisch aus.
Soweit ein Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Im Übrigen stützen wir Übermittlungen auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Garantien erhalten betroffene Personen auf Anfrage an mail@zcg.one.
6. Speicherdauer
Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir grundsätzlich acht Jahre auf, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, jeweils ab dem gesetzlich maßgeblichen Jahresende (§ 147 AO, § 257 HGB). Soweit Unterlagen einer anderen gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen oder für ein konkretes Verfahren benötigt werden, richtet sich die weitere Speicherung nach dieser Pflicht beziehungsweise der Dauer des Verfahrens. Diese Fristen gelten nicht pauschal für alle Kontakt-, Portal- oder Projektdaten.
Projektunterlagen, Besprechungstranskripte, daraus erzeugte Texte und Vektoren sowie Portalkonten löschen wir spätestens drei Jahre nach Ende des jeweiligen Mandats, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Kontaktdaten von Ansprechpartnern löschen wir, sobald keine geschäftliche Beziehung mehr besteht und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Für die im Kundenauftrag angebundenen Datenplattformen richten sich Rückgabe und Löschung nach Auftragsende nach dem jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrag. Soweit dort eine 90-Tage-Frist vereinbart ist, gilt sie für den von dieser Vereinbarung erfassten Auftrag.
7. Schutz der Daten
Personenbezogene Daten sind entsprechend ihrem Schutzbedarf gegen unberechtigten Zugriff, Verlust und Veränderung zu sichern. Die dafür maßgeblichen Vorgaben ergeben sich insbesondere aus Art. 32 DSGVO.
8. Rechte
- Betroffene Personen können nach den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 15–18 DSGVO).
- Bei automatisierter Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags besteht unter den Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
- Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.
- Eine Beschwerde ist bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde möglich, insbesondere am gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder Ort des vermuteten Verstoßes. Für ZCG ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig.
Ausschließlich automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO treffen wir nicht.
Widerspruch
Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können betroffene Personen jederzeit aus Gründen ihrer besonderen Situation widersprechen. Dies gilt auch für ein darauf gestütztes Profiling. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe überwiegen oder die Verarbeitung Rechtsansprüchen dient. Gegen Direktwerbung und damit verbundenes Profiling ist jederzeit ohne Begründung Widerspruch möglich; die Verarbeitung für diese Zwecke endet dann.
9. Kontakt
Datenschutzanfragen, Widerrufe und Widersprüche können an mail@zcg.one oder die in Abschnitt 1 genannte Anschrift gerichtet werden.
10. Änderungen
Bei Änderungen der Verarbeitung aktualisieren wir diese Hinweise. Über neue Zwecke oder andere wesentliche Änderungen informieren wir betroffene Personen, bevor diese Änderungen wirksam werden. Die deutsche Fassung ist die maßgebliche Sprachfassung.