Lieferanten und Dienstleister
Stand: 27. Oktober 2026
1. Geltung und Verantwortlicher
Diese Hinweise betreffen natürliche Personen, die als Lieferanten, Dienstleister oder freie Mitarbeiter für uns tätig sind oder tätig werden wollen, sowie Ansprechpartner und Vertreter von Lieferanten und Dienstleistern, die Unternehmen sind. Für diese Personen gehen sie den Hinweisen für Kunden und Geschäftskontakte vor.
Verantwortlich ist die ZCG UG (haftungsbeschränkt), Eppendorfer Landstraße 15, 20249 Hamburg, Deutschland. Kontakt: mail@zcg.one.
2. Daten und Quellen
Wir verarbeiten berufliche Stamm- und Kontaktdaten, Funktion und Unternehmen, Korrespondenz, Angebots-, Vertrags-, Bestell- und Abrechnungsdaten, bei natürlichen Personen auch Bankverbindung und steuerliche Angaben, Angaben aus der Lieferantenprüfung wie Nachweise und Zertifikate sowie bei Zugängen zu unseren Systemen Konto-, Anmelde- und Protokolldaten.
Die Angaben stammen von der betroffenen Person selbst, von dem Unternehmen, für das sie tätig ist, oder aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Handelsregister und Unternehmenswebsites.
Bei aktivierter Meeting-Transkription werden Gesprächsinhalte einschließlich Sprechernamen erfasst. Wir weisen zu Beginn der Besprechung darauf hin; widerspricht eine teilnehmende Person, wird die Besprechung nicht transkribiert. Transkripte und Dokumente werden intern zur Dokumentation, Zusammenfassung und Wiederauffindbarkeit auch KI-gestützt verarbeitet.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Anbahnung, Durchführung und Abrechnung eines Vertrags mit einer natürlichen Person | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Kommunikation mit Ansprechpartnern von Unternehmen, Bestellung und Organisation der Zusammenarbeit | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Interesse an einer ordnungsgemäßen Geschäftsbeziehung |
| Lieferantenprüfung vor und während der Zusammenarbeit, etwa zu Datenschutz, Informationssicherheit und Integrität | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Interesse an einer verlässlichen und rechtmäßigen Lieferkette; soweit gesetzlich vorgeschrieben Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
| Dokumentation von Besprechungen durch Transkription und deren KI-gestützte Auswertung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Interesse an einer vollständigen und nachvollziehbaren Dokumentation der Zusammenarbeit. Teilnehmende werden zu Beginn informiert und können widersprechen |
| Buchhaltung und gesetzliche Aufbewahrung | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit steuer- und handelsrechtlichen Pflichten, insbesondere § 147 AO und § 257 HGB |
| Schutz der Systeme und Bearbeitung von Rechtsansprüchen | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Interesse an sicherem Betrieb und Rechtsdurchsetzung |
Für Abschluss und Durchführung eines Vertrags benötigen wir die jeweils erforderlichen Kontakt-, Vertrags- und Abrechnungsangaben. Ohne sie kann der Vertrag nicht geschlossen oder durchgeführt werden. Darüber hinaus besteht keine Pflicht, uns Daten bereitzustellen.
4. Empfänger
Innerhalb von ZCG erhalten die mit der jeweiligen Aufgabe befassten Personen Zugriff. Für die folgenden Funktionen setzen wir externe Dienste ein:
- Anbieter von Büro- und Kommunikationssoftware: E-Mail, Chat, Dokumentenablage und Identitätsverwaltung.
- Cloud-Anbieter: Betrieb unserer Werkzeuge sowie Speicherung von Dokumenten und Transkripten.
- Anbieter von KI-Diensten: Zusammenfassung, Textverarbeitung und Audiotranskription.
- Anbieter von Software für Zusammenarbeit, Projekt- und Zeitplanung.
- Anbieter für Rechnungsstellung und Zahlungsverkehr sowie Banken.
Werden Lieferanten oder freie Mitarbeiter in einem Kundenauftrag eingesetzt, erhält der Kunde Name, Unternehmen und Funktion, soweit wir ihn über die Einbindung informieren müssen oder er ihr zustimmen muss. Steuerberatung, andere beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater und zuständige Behörden erhalten Daten, soweit dies für ihre Aufgabe beziehungsweise gesetzlich erforderlich ist. Nicht jeder Empfänger erhält sämtliche Daten. Die konkreten Empfänger nennen wir auf Anfrage an mail@zcg.one.
5. Übermittlungen außerhalb des EWR
Bei einzelnen der genannten Dienstleister kann eine Verarbeitung in den USA stattfinden. EU-Rechenzentrumsstandorte schließen Zugriffe aus anderen Ländern nicht automatisch aus.
Soweit ein Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Im Übrigen stützen wir Übermittlungen auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Garantien erhalten betroffene Personen auf Anfrage an mail@zcg.one.
6. Speicherdauer
Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir grundsätzlich acht Jahre auf, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, jeweils ab dem gesetzlich maßgeblichen Jahresende (§ 147 AO, § 257 HGB). Soweit Unterlagen einer anderen gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen oder für ein konkretes Verfahren benötigt werden, richtet sich die weitere Speicherung nach dieser Pflicht beziehungsweise der Dauer des Verfahrens.
Unterlagen der Lieferantenprüfung, Besprechungstranskripte und Zugänge zu unseren Systemen löschen wir spätestens drei Jahre nach Ende der Zusammenarbeit, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Kontaktdaten von Ansprechpartnern löschen wir, sobald keine geschäftliche Beziehung mehr besteht und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
7. Schutz der Daten
Personenbezogene Daten sind entsprechend ihrem Schutzbedarf gegen unberechtigten Zugriff, Verlust und Veränderung zu sichern. Die dafür maßgeblichen Vorgaben ergeben sich insbesondere aus Art. 32 DSGVO.
8. Rechte
- Betroffene Personen können nach den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 15–18 DSGVO).
- Bei automatisierter Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags besteht unter den Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
- Eine Beschwerde ist bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde möglich, insbesondere am gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder Ort des vermuteten Verstoßes. Für ZCG ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig.
Ausschließlich automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO treffen wir nicht.
Widerspruch
Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können betroffene Personen jederzeit aus Gründen ihrer besonderen Situation widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe überwiegen oder die Verarbeitung Rechtsansprüchen dient.
9. Kontakt
Datenschutzanfragen und Widersprüche können an mail@zcg.one oder die in Abschnitt 1 genannte Anschrift gerichtet werden.
10. Änderungen
Bei Änderungen der Verarbeitung aktualisieren wir diese Hinweise. Über neue Zwecke oder andere wesentliche Änderungen informieren wir betroffene Personen, bevor diese Änderungen wirksam werden. Die deutsche Fassung ist die maßgebliche Sprachfassung.