Richtlinie zu ESG und verantwortungsvoller Unternehmensführung

ZCG UG (haftungsbeschränkt)

1. Zweck und Geltung

1.1 Diese Richtlinie zu ESG und verantwortungsvoller Unternehmensführung (die „Richtlinie“) legt die Grundsätze fest, nach denen die ZCG UG (haftungsbeschränkt), Eppendorfer Landstraße 15, 20249 Hamburg, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Hamburg unter HRB 180856 („ZCG“, „wir“), ihre Geschäftstätigkeit in Bezug auf Umwelt, Soziales und Unternehmensführung ausübt.

1.2 Diese Richtlinie gilt für alle Angestellten, Werkstudenten und freien Mitarbeiter von ZCG (zusammen „Teammitglieder“), unabhängig von ihrem Vertragsverhältnis, bei ihrer Tätigkeit für ZCG.

1.3 Wir beraten unsere Kunden zu Reputation, Wahrnehmung durch Stakeholder und Public Relevance. Soziale, ethische und Governance-Risiken früh zu erkennen, ist für uns deshalb nicht nur eine Selbstverpflichtung, sondern der Kern der Leistung, die wir für unsere Kunden erbringen.

2. Verantwortung

2.1 Die Geschäftsführung trägt die Gesamtverantwortung für diese Richtlinie, ihre Umsetzung und ihre regelmäßige Überprüfung.

2.2 Jedes Teammitglied ist dafür verantwortlich, im Einklang mit dieser Richtlinie zu handeln und Bedenken zu Verhalten zu melden, das ihr widersprechen könnte.

3. Umwelt

3.1 Als digitale Beratung entsteht unsere Umweltwirkung vor allem durch digitale Infrastruktur und Geschäftsreisen. Beides steuern wir angemessen und nachvollziehbar.

3.2 Unsere Produktivsysteme betreiben wir auf Cloud-Infrastruktur in der Europäischen Union, bei Anbietern mit veröffentlichten Klimazielen.

3.3 Verträge, Rechnungen und Berichte führen wir digital, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

3.4 Wir arbeiten remote-first und führen Besprechungen digital, wenn ein persönliches Treffen für den Kunden nicht erforderlich ist.

3.5 Die Treibhausgasemissionen ausgewählter emissionsintensiver Geschäftsflüge sowie weiterer Geschäftsflüge, bei denen unsere Kunden dies verlangen oder erwarten, kompensieren wir, derzeit über das Kompensationsprogramm der Lufthansa Group, das nachhaltigen Flugkraftstoff (Sustainable Aviation Fuel) mit zertifizierten Klimaschutzprojekten verbindet.

3.6 Wir erfassen jährlich die Treibhausgasemissionen unserer Geschäftstätigkeit nach dem Greenhouse Gas Protocol, insbesondere aus Cloud-Infrastruktur und Geschäftsreisen. Die Werte stellen wir Kunden auf Anfrage zur Verfügung, abgestimmt auf ihre jeweiligen Berichtspflichten.

3.7 Unser Umweltmanagement richten wir an den Grundsätzen der ISO 14001 aus, ohne eine Zertifizierung anzustreben. Auf Grundlage der jährlichen Erfassung legen wir ein Reduktionsziel fest und überprüfen es gemeinsam mit dieser Richtlinie.

4. Unternehmensführung

4.1 Beirat

ZCG wird von einem Beirat beraten, dem ehemalige Konzern- und DAX-Vorstände sowie erfahrene Strategieberater angehören. Der Beirat tagt mindestens quartalsweise, berät die Geschäftsführung und prüft in regelmäßigen Abständen unser Tagesgeschäft.

4.2 Berufsethik

Wir handeln nach den Grundsätzen des Deutschen Kommunikationskodex des Deutschen Rates für Public Relations (DRPR), insbesondere in Bezug auf Transparenz, Integrität, Fairness und Loyalität.

4.3 Bestechung und Korruption

(a) Wir dulden Bestechung und Korruption in keiner Form. Teammitglieder dürfen keine Vorteile anbieten, versprechen, gewähren, fordern oder annehmen, die eine geschäftliche Entscheidung unlauter beeinflussen sollen oder vernünftigerweise so verstanden werden könnten.

(b) Amtsträgern, Mandatsträgern und Personen, die für sie handeln, bieten oder gewähren wir keinerlei Vorteile.

(c) Geschenke und Einladungen dürfen nur angeboten oder angenommen werden, wenn sie von geringem Wert und im geschäftlichen Umfeld üblich sind, nicht im Zusammenhang mit einer anstehenden Geschäftsentscheidung stehen und transparent erfolgen. Zusätzlich gelten die Regeln, die unsere Kunden für ihr Mandat vorgeben.

(d) Wir halten alle anwendbaren Gesetze zur Korruptionsbekämpfung ein, insbesondere §§ 299 und 331 bis 335 des Strafgesetzbuchs (StGB) und, soweit anwendbar, den UK Bribery Act 2010.

4.4 Interessenkonflikte

(a) Vergleichbar mit den Berufsregeln der Anwaltschaft werden wir nicht für Parteien tätig, deren Interessen in derselben Angelegenheit einander entgegenstehen.

(b) Vor Annahme eines neuen Mandats prüfen wir, ob es einen Interessenkonflikt mit einem bestehenden Mandat begründen kann.

(c) Entsteht ein möglicher Interessenkonflikt, legen wir ihn den betroffenen Kunden offen und werden nur tätig, wenn er sich im Einklang mit unseren Pflichten gegenüber jedem Kunden auflösen lässt.

(d) Teammitglieder legen persönliche Interessen, die mit den Interessen von ZCG oder ihrer Kunden in Konflikt stehen können, der Geschäftsführung unverzüglich offen.

4.5 Vertraulichkeit und Datenschutz

Alle Kundeninformationen behandeln wir streng vertraulich. Personenbezogene Daten verarbeiten wir nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und, soweit wir als Auftragsverarbeiter tätig werden, auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, beschreiben unsere Datenschutzhinweise.

4.6 Verantwortungsvoller Einsatz künstlicher Intelligenz

(a) Wir sind eine KI-native Beratung. Wir setzen künstliche Intelligenz ein, um für unsere Kunden schneller und präziser zu analysieren, und tun dies verantwortungsvoll.

(b) KI-Anbieter setzen wir nur auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und im Einklang mit dem geltenden Datenschutzrecht ein.

(c) Analysen und Empfehlungen, die mit Unterstützung von KI entstehen, prüft ein Teammitglied, bevor sie an einen Kunden gehen.

(d) Zusätzlich zu den Schutzmaßnahmen unserer Anbieter schützen wir unsere Systeme und die uns anvertrauten Daten mit eigenen Sicherheitssystemen.

4.7 Hinweise auf Verstöße

(a) Wir ermutigen Teammitglieder, Kunden, Lieferanten und andere Dritte, jeden Verdacht auf einen Verstoß gegen Gesetze oder gegen diese Richtlinie zu melden.

(b) Obwohl wir nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) nicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet sind, bieten wir über das Hinweisgebersystem whistle.law einen vertraulichen Meldekanal an, der auch anonyme Meldungen ermöglicht und externen Personen offensteht.

(c) Wir dulden keinerlei Benachteiligung von Personen, die in gutem Glauben einen Hinweis geben.

5. Soziale Verantwortung

5.1 Unsere Social Mission: Gründer der nächsten Generation stärken

Junge Gründer zu stärken ist Teil unserer Social Mission. Unser Team begleitet angehende Gründer regelmäßig als Mentoren in verschiedenen Inkubatoren, unter anderem bei SUPERPUBLIC, und hält dort Vorträge. Dabei geben wir unsere Erfahrung in Kommunikation, Reputation und künstlicher Intelligenz an die nächste Generation von Unternehmern weiter.

5.2 Beitrag zum Wirtschaftsstandort Europa

Wir setzen uns für die Stärkung Europas als Wirtschaftsstandort ein. In jedem Mandat wollen wir Wert schaffen, der über den einzelnen Kunden hinausreicht.

5.3 Team und Lieferanten

Unsere Verpflichtungen gegenüber unserem Team regelt unsere Richtlinie zu Vielfalt und Inklusion. Was wir von unseren Lieferanten erwarten, regelt unser Verhaltenskodex für Lieferanten.

6. Verstöße

Verstöße gegen diese Richtlinie können arbeits- oder vertragsrechtliche Folgen haben, bis hin zur Beendigung des Arbeits- oder Vertragsverhältnisses.

7. Überprüfung und Kontakt

7.1 Wir überprüfen diese Richtlinie jährlich und passen sie bei Bedarf an.

7.2 Fragen zu dieser Richtlinie beantworten wir unter mail@zcg.one.

7.3 Diese Richtlinie liegt auf Deutsch und Englisch vor. Maßgeblich ist die deutsche Fassung.

Charles Bahr, Geschäftsführer, ZCG UG (haftungsbeschränkt)